Réglement intérieur d'Iris

Section I : Membres Section II : Bureau Section III : Assemblée Générale Section IV : Commissions Permanentes et Comités de Travail Section V : Garanties des Droits Individuels et Sanctions


SECTION I. MEMBRES

Article 1.1. Demandes d'admission des membres actifs.

Les personnes physiques ou morales désirant adhérer en tant que membres actifs formulent une demande d'admission auprès du bureau par courrier électronique ou en remplissant le formulaire d'adhésion sur le site d'Iris. Si le postulant ne dispose pas d'une adresse électronique, il doit être parrainé par un membre de l'association s'engageant à lui transmettre les messages. Pour être recevable, toute demande d'adhésion doit comporter au minimum une adresse électronique principale qui sera l'unique et officielle adresse de l'adhérent (soit directement, soit via son parrain) ainsi que le nom et prénom du postulant ou de la personne physique représentant obligatoirement la personne morale, la dénomination de la personne morale, l'adresse postale du domicile ou siège social.

Article 1.2. Procédure d'admission des membres actifs.

Lorsque le bureau reçoit une demande d'inscription, il dispose d'un délai maximum de quinze jours pour faire parvenir un accuse de réception au demandeur, accepter ou refuser son adhésion et lui notifier sa décision.

Article 1.3. Cotisation.

La cotisation, dont le montant et les modalités pourront être révisés lors des assemblées générales annuelles, est fixée pour l'année civile aux taux suivants :

Tous les montants fixés le sont a minima. L'adhérent peut choisir de dépasser librement le montant minimal. Dans tous les cas, le montant choisi par l'adhérent est confidentiel. Le renouvellement des cotisations doit s'effectuer dans les deux premiers mois de l'année civile.

Article 1.4. Défaut de paiement de cotisation.

A la fin du premier mois suivant l'appel à cotisation, le trésorier envoie une relance par courrier électronique. A l'expiration du deuxième mois, le trésorier dresse un état des adhérents n'ayant pas renouvelé leur cotisation. Le bureau étudie les situations particulières et statue sur les explications qui peuvent lui être fournies soit spontanément, soit sur sa demande, par les adhérents n'ayant pas renouvelé leur cotisation. En fonction des éléments fournis, le bureau procède ou non à la radiation des adhérents à la majorité simple.

Article 1.5. Radiation.

Conformément à l'Article 6 des statuts, la radiation peut être prononcée pour le défaut de paiement de cotisation, la démission, le décès de la personne physique ou disparition de la personne morale, l'exclusion selon la procédure définie à l'Article 5.3 du présent réglement. Quel que soit le motif de la radiation, celle-ci n'ouvre pas droit à remboursement de la cotisation échue, même partiellement.

Article 1.6. Admission dans les listes.

La liste [iris-adh] est ouverte en lecture et écriture à tous les membres actifs à jour de leur cotisation. La garantie de la liberté d'expression et le respect mutuel y sont garantis par un(e) « listonneur ». Cette personne, déléguée par le bureau qui l'élit à la majorité des deux tiers pour une durée temporaire ou d'un an renouvelable et qui est révocable à la majorité des deux tiers, a pour mission de régler à l'amiable les conflits ou les problèmes éventuels au sein de la liste [iris-adh]. En cas d'impossibilité de règlement à l'amiable, le listonneur peut soumettre le cas, à la décision du bureau, qui statue dans les conditions prévues à la section V. Les listes des comités de travail sont ouvertes en lecture à tous les membres actifs à jour de leur cotisation qui le demandent. Le droit à l'écriture sur les listes des comités de travail est soumis à l'autorisation du responsable desdits comités ou commissions. Cette autorisation est révocable à tout moment par le responsable du comité de travail. En cas de refus d'ouverture ou d'exclusion de la liste, l'intéressé peut faire appel de cette décision auprès du bureau, qui statue à la majorité des deux tiers, après avoir entendu les deux parties. La liste [iris bureau] est réservée en lecture et écriture aux membres du bureau.

SECTION II. BUREAU

Article 2.1. Éligibilité.

Les personnes physiques, à jour de leur cotisation et ayant adhéré depuis au moins six mois, peuvent être élus au bureau. A titre transitoire, cette clause ne concerne pas les membres fondateurs. En fonction des éléments portés à sa connaissance, le bureau en exercice statue sur la recevabilité des candidatures en fonction des seuls critères suivants : la durée minimale d'adhésion, le paiement de la cotisation, la capacité juridique. Les candidats exerçant des fonctions de responsabilité dans des structures impliquées, à un titre ou un autre, dans le domaine des réseaux électroniques, notamment en matière de production, de mise à disposition ou de circulation des contenus doivent obligatoirement déclarer ces responsabilités dans leur acte de candidature. En cas de nouvelles responsabilités survenant en cours de mandat d'un membre du bureau, celles-ci doivent être portées obligatoirement à la connaissance du bureau en exercice. Le bureau statue à la majorité des deux tiers de l'opportunité de la conservation ou de l'abandon du mandat. Tout manquement à l'une de ces déclarations fera l'objet d'une sanction prévue à la section V et sera assortie de la déshérence du mandat.

Article 2.2. Élection.

Les candidatures sont individuelles. Elles doivent être adressées au bureau avant l'ouverture de l'assemblée générale annuelle. Une candidature déposée en dehors de ces dates sera considérée comme nulle. Aucun membre de l'association ne peut être élu sans avoir fait acte de candidature. En cas de désistement d'un membre d'une candidature collective, la candidature collective est maintenue de plein droit si ce désistement n'a pas pour effet de ramener le nombre des membres de l'association se présentant sur cette candidature collective à moins de cinq. Si le désistement a pour effet de ramener ce nombre à moins de cinq, la candidature collective est automatiquement transformée en autant de candidatures individuelles qu'il reste de candidats sur la liste. Les membres du bureau sont élus pour un mandat d'un an reconductible. En cas de vacance, le bureau pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus proche assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à la date où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 2.3. Fonctionnement.

Le bureau a un fonctionnement collégial. Il ne comprend pas de membres ayant un titre spécifique. Toutefois, il désigne parmi ses membres le représentant légal de l'association, ainsi que les personnes chargées plus précisément de la gestion administrative et financière de l'association. Chaque membre peut se voir attribuer, à titre temporaire ou pour la durée de son mandat, la responsabilité d'un secteur. Le bureau travaille de façon constante par voie électronique. Au moins une fois par mois, une séance de travail est organisée entre personnes physiquement présentes. Un compte rendu de chaque réunion de bureau est publié sur les listes [iris bureau] et [iris-adh].

Article 2.4. Attributions.

Le bureau prend toutes mesures nécessaires au bon fonctionnement de l'association. Toute décision du bureau doit être prise à la majorité simple des membres du bureau, sauf mention contraire requérant notamment la majorité des deux tiers.
Pour les opérations exceptionnelles comme l'aliénation d'un immeuble ou tout acte ayant pour effet un mouvement de fonds supérieur à 1500 euros, le bureau doit obtenir l'habilitation de l'assemblée générale. En cas d'urgence, le bureau a la possibilité de passer l'acte mais doit le faire ratifier par l'assemblée générale dans les 45 jours. En cas de refus de ratification, l'ensemble du bureau est considéré comme démissionnaire et expédie les affaires courantes dans l'attente de nouvelles élections. Tout membre du bureau peut agir au nom de l'association. Outre les attributions courantes concernant le fonctionnement administratif et les procédures relatives aux admissions et radiations définies dans les sections I et V, le bureau anime l'association en fonction des orientations décidées par l'assemblée générale ordinaire annuelle ou toute autre assemblée ordinaire statuant sur lesdites orientations. Le bureau répartit dans ce but un certain nombre de rôles actifs entre ses membres, pour assurer, notamment, le secrétariat, les relations extérieures et la trésorerie. Le bureau peut donner délégation à l'un de ses membres pour le représenter, à titre provisoire ou permanent, pour une action ou dans un domaine d'intervention défini. Le bureau peut donner délégation à des membres de l'association pour le représenter en régions. Toute délégation est révocable sans préavis, et sans que la révocation puisse être considérée comme constitutive d'un préjudice ouvrant droit à l'allocation de dommages-intérêts ou d'une indemnité. Les décisions des membres du bureau ayant une délégation provisoire ou permanente dans un domaine particulier doivent rendre compte, sur la liste [iris bureau] et dans les meilleurs délais, des actions ou initiatives qu'ils sont amenés à prendre, en particulier en cas d'urgence. Le bureau désigne aussi les animateurs des comités et des groupes de travail.

Article 2.5. Conditions d'exercice du mandat.

Les membres du bureau de l'association ne sont pas rétribués par Iris à raison des fonctions qui leur sont conférées. Ils peuvent toutefois obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l'association sur justification et après accord du bureau. Les rétributions qui peuvent leur être versées par des organismes dans le cadre d'activités extérieures autorisées par le bureau (par exemple, participation à un colloque, contribution à un ouvrage collectif, etc.), feront l'objet d'une communication au bureau et à l'assemblée générale ordinaire annuelle. Ces rétributions éventuelles sont perçues au nom d'Iris et doivent être reversées à l'association, déduction faite, s'il y a lieu, du montant des frais engagés sur justificatifs. Le cas particulier de la perception de droits d'auteurs éventuels pourra faire l'objet d'une évaluation, au cas par cas, par le bureau.

Article 2.6. Présence aux réunions.

Si l'un des membres du bureau ne participe pas à trois réunions physiques successives, sans apporter de justification, son mandat pourra être suspendu ou repris par le bureau, statuant à la majorité des deux tiers. Les membres du bureau habitant en province pourront bénéficier, sur leur demande et uniquement dans la mesure où la trésorerie de l'association le permettra, à un remboursement forfaitaire, partiel ou total de leurs frais de déplacement.

SECTION III. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Article 3.1. Convocation.

Conformément à l'Article 8 des statuts, le bureau convoque les membres aux assemblées générales ordinaires sur sa propre initiative ou à la demande du quart au moins des membres à jour de leur cotisation, et aux assemblées générales extraordinaires, sur sa propre initiative ou à la demande de la moitié au moins des membres à jour de leur cotisation. La date et le lieu d'une assemblée générale doivent être annoncés par le bureau à l'ensemble des membres de l'association au moins 45 jours avant la date fixée. Les convocations sont faites au moins 15 jours à l'avance par notification individuelle indiquant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour proposé par le bureau. Dans le délai de trois semaines avant la date de l'assemblée générale tout membre de l'association peut demander au bureau d'inscrire un ou plusieurs sujets à l'ordre du jour accompagnant la convocation. La demande de discussion d'un sujet doit être accompagnée de l'envoi sous forme électronique de tous documents permettant aux membres de l'association de décider en connaissance de cause et/ou de l'indication d'une URL où ces documents seraient consultables.

Article 3.2. Assemblées générales ordinaires.

Les assemblées générales ordinaires ont lieu normalement entre personnes physiquement présentes. La réunion entre personnes physiquement présentes est obligatoire pour l'assemblée générale ordinaire annuelle. Avant chaque assemblée générale, le bureau désigne en son sein une personne chargée de diriger les travaux de l'assemblée. Cette désignation constitue le premier point de l'ordre du jour. Elle doit être ratifiée à la majorité simple et à main levée par l'assemblée générale. Si l'ordre du jour comporte l'élection du bureau ou des décisions soit affectant les ressources financières de l'association soit induisant des dépenses supérieures à 1500 euros, l'assemblée générale ordinaire ne peut statuer sur ces points que si elle réunit un quorum d'au moins 50 % des membres présents ou représentés, calculé sur le total des membres actifs à jour de leur cotisation. L'assemblée générale ordinaire délibère sur tous les points à l'ordre du jour. Les délibérations à l'assemblée générale sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les votes ont lieu à main levée, sauf pour l'élection du bureau qui a lieu à bulletins secrets. Pour l'élection du bureau, qui peut être déconnectée de la réunion de l'assemblée générale proprement dite, les votes par correspondance (par voie électronique ou postale) sont admis. Chaque membre participant peut détenir un nombre maximum de deux mandats en sus du sien, soit trois au total. Les mandants doivent désigner leur mandataire sur la liste ad hoc ouverte pour l'assemblée générale. Le bureau étudie et définit le cas échéant les possibilités de visio-participation. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée générale est immédiatement convoquée, pour statuer valablement sans règle de quorum. Toutes les questions inscrites à l'ordre du jour, sauf celles affectant les ressources financières de l'association ou induisant des dépenses supérieures à 1500 euros, sont valablement débattues et décidées Les votes ont lieu à main levée. En cas d'égalité entre les votes, il est procédé à un nouveau scrutin à bulletins secrets. Si le second vote ne permet pas de dégager une majorité simple, la décision est repoussée jusqu'à la prochaine assemblée générale.

Article 3.3. Assemblées générales extraordinaires.

Les assemblées générales extraordinaires, qui délibèrent exclusivement sur la modification des statuts ou la dissolution de l'association, ont lieu normalement entre personnes physiquement présentes. Avant chaque assemblée générale, le bureau désigne en son sein une personne chargée de diriger les travaux de l'assemblée. Cette désignation constitue le premier point de l'ordre du jour. Elle doit être ratifiée à la majorité simple et à main levée par l'assemblée générale. L'assemblée générale extraordinaire est valablement constituée si elle réunit un quorum d'au moins 50 % des membres présents ou représentés, calculé sur le total des membres actifs à jour de leur cotisation. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée générale extraordinaire est immédiatement convoquée, pour statuer valablement sans règle de quorum. Chaque membre participant peut détenir un nombre maximum de deux mandats en sus du sien, soit trois au total. Les mandants doivent désigner leur mandataire sur la liste ad hoc ouverte pour l'assemblée générale. L'assemblée générale extraordinaire délibère sur tous les points à l'ordre du jour. Les délibérations à l'assemblée générale sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés. Les votes ont lieu à main levée. En cas d'égalité entre les votes, il est procédé à un nouveau scrutin à bulletins secrets. Si le second vote ne permet pas de dégager une majorité simple, la décision est repoussée jusqu'à la prochaine assemblée générale. Le bureau étudie et définit le cas échéant les possibilités de visio-participation.

Article 3.4. Assemblées générales électroniques.

En dehors de l'assemblée générale annuelle, qui se tient obligatoirement entre personnes physiquement présentes, le bureau peut organiser des assemblées générales électroniques, notamment lorsque celles-ci portent sur un seul point ou sur un ordre du jour restreint. Les délais de convocation aux assemblées générales électroniques peuvent être réduits à quinze jours francs. Ces assemblées électroniques utilisent une procédure de vote électronique non modifiable, secret ou non selon les points à l'ordre du jour. Leur durée, qui ne peut excéder dix jours francs, est fixée par le bureau. Les décisions de ces assemblées ont même valeur que celles organisées entre personnes physiquement présentes. L'assemblée générale électronique délibère sur tous les points à l'ordre du jour. Chaque membre participant peut détenir un nombre maximum de deux mandats en sus du sien, soit trois au total. Les mandants doivent désigner leur mandataire sur la liste ad hoc ouverte pour l'assemblée générale. Les délibérations à l'assemblée générale électronique sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés par les membres participants ou représentés. Les votes ont lieu ouvertement, sauf, éventuellement, pour l'élection du bureau qui a lieu à bulletins secrets. Le vote électronique une fois émis ne peut être modifié, même en cas d'erreur. En cas d'égalité entre les votes, il est procédé à un nouveau scrutin. Si le second vote ne permet pas de dégager une majorité simple, la décision est repoussée jusqu'à la prochaine assemblée générale.

SECTION IV. COMMISSIONS PERMANENTES ET COMITÉS DE TRAVAIL

Article 4.1. Commissions permanentes.

Toute commission permanente (CP) comprend :

Elles sont ouvertes en lecture et écriture uniquement aux membres de la commission.

Article 4.2. Comités de travail

Tout comité de travail (CT) comprend :

Tout membre peut formuler sur la liste [iris-adh] une proposition de réflexion ou d'action. La discussion générale doit aboutir dans un délai maximum de 15 jours à la définition d'un objectif précis, d'une équipe et d'un calendrier. Si au moins 5 membres participent activement à l'élaboration d'un projet, ce projet doit être soumis sans délai au bureau, à la demande des membres constituant l'équipe d'initiative et d'élaboration. Le bureau statue sur le projet ainsi défini : il peut l'accepter, le refuser avec motivation, demander un prolongement de la discussion sur la liste [iris-adh] ou le soumettre à un vote à la majorité simple de l'ensemble des membres actifs à jour de leur cotisation. Si le projet est accepté, une liste est ouverte en lecture-écriture aux membres de l'équipe constituant le CT et en lecture à tous les membres qui le demandent. Un compte rendu au moins bimensuel est fourni par le responsable du CT ou, à défaut, par l'un des membres de ce CT. En cas d'empêchement prolongé ou pour raison personnelle, le responsable du CT peut demander à être remplacé soit par le responsable suppléant, s'il existe, soit par un autre membre du CT. A l'expiration du délai prévu pour le dépôt des conclusions, celles-ci doivent être portées à la connaissance de tous les membres sur une liste [iris-adh]. En cas de carence constatée à l'échéance ou avant l'expiration du délai prévu, le bureau peut prendre toutes dispositions pour assurer la poursuite des travaux ou constater le non-aboutissement du dossier.

Section V. GARANTIES DES DROITS INDIVIDUELS ET SANCTIONS

Article 5.1. Principe.

La garantie de la liberté d'expression au sein d'Iris, le maintien de sa cohérence et l'exigence de son efficacité imposent un minimum de règles collectives qui ne peuvent s'exercer que dans le strict respect des droits individuels. C'est l'objet de cette section du règlement intérieur.

Article 5.2. Pouvoir de sanction.

Le pouvoir de sanction des infractions aux statuts ou au règlement intérieur appartient au bureau.

Article 5.3. Échelle des sanctions.

Les sanctions sont réparties en trois catégories :

    1. Mise en garde,
    2. Retrait temporaire d'une ou plusieurs listes,
    3. Exclusion de l'association.

L'exclusion peut être prononcée par le bureau pour un motif grave portant préjudice moral ou matériel à l'association, infraction aux statuts ou non respect du règlement intérieur.

Article 5.4. Quorum.

L'exclusion temporaire d'une ou plusieurs listes ne peut être prononcée par le bureau que si le quorum de 60 % des membres présents ou représentés est atteint. L'exclusion de l'association ne peut être prononcée par le bureau que si le quorum de 75 % des membres présents ou représentés est atteint. Si l'adhérent contre lequel est demandée une sanction est membre du bureau, les conditions de quorum sont calculées sur n-1 membres du bureau. Tout membre du bureau est révocable. Cette révocabilité peut être éventuellement suivie de l'exclusion, s'il y a lieu, selon la procédure prévue à l'Article 5.6 du présent réglement.

Article 5.5. Nullité

Tout manquement aux règles de quorum et de majorité en matière de sanction a pour effet d'entacher la sanction de nullité.

Article 5.6. Procédure.

La mise en garde prononcée par le bureau ne nécessite pas de procédure particulière. A contrario, l'existence d'une mise en garde antérieure ne peut jamais être utilisée pour justifier ou aggraver une sanction postérieure. Le retrait temporaire d'une ou plusieurs listes ne peut être décidé par le bureau qu'à la majorité des deux tiers. Pour l'exclusion de l'association, la procédure se décompose ainsi : Le bureau doit envoyer à la personne concernée un courrier électronique qui indiquera, à peine de nullité de la procédure :

La défense de l'adhérent mis en cause est communiquée à tous les membres du bureau. Un délai minimum de 10 jours francs doit séparer la remise de la défense de l'adhérent de la réunion du bureau qui statuera sur la sanction. Durant ce délai, chaque membre du bureau peut demander des compléments d'explication à l'adhérent mis en cause, qui seront communiqués à l'ensemble des membres du bureau dans les plus brefs délais. Une fois la décision prise à la majorité des deux tiers, celle-ci ne sera communiquée à l'adhérent qu'à l'issue d'un délai d'un jour franc. La décision sera annoncée de façon à l'ensemble des adhérents.

Article 5.7. Délais.

Aucune procédure de sanction ne peut être engagée si plus de deux mois se sont écoulés depuis les faits, à moins que ceux-ci aient été dissimulés. En ce cas, le délai de prescription part de la date de découverte des faits.

Article 5.8. Recours.

Il n'y a nul recours contre la mise en garde. Le retrait d'une ou plusieurs listes et l'exclusion de l'association peuvent faire l'objet d'un recours gracieux devant le bureau, qui statue alors souverainement. Le bureau peut demander à entendre à nouveau l'adhérent. Le bureau saisi d'un recours ne peut jamais aggraver la sanction déjà prononcée.

Réglement Intérieur adopté lors de l'Assemblée Générale du 31 janvier 1998 et successivement modifié par les Assemblées générales des 3 avril 1999 et 12 mai 2001.


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